3 czynniki wpływające na efektywność pracowników

Każdy zna przynajmniej jednego nieefektywnego pracownika i wie co to oznacza dla zespołu i czasem całej firmy. Firmy poszukują efektywnych pracowników, ale czy same dają możliwość bycia efektywnym?

Warto zadbać o dobór właściwych pracowników – można określić poziom pracowitości czy gotowości do podejmowania współpracy oraz najważniejsze potrzebne kompetencje na danym stanowisku pracy (więcej w Pięć wymiarów człowieka).

Spis treści:

1. Czym jest efektywność pracowników i dlaczego jest tak ważna?
2. Jakie czynniki wpływają na efektywność pracowników?
3. Na czym należy się skupić?

Czym jest efektywność pracowników i dlaczego jest tak ważna?

Efektywność pracowników to miara ich wydajności w osiąganiu założonych celów w określonym czasie. Zależy od wielu czynników, takich jak kompetencje, zasoby, którymi dysponują, czy sposób organizacji pracy (proces decyzyjny, jasny podział zadań i odpowiedzialności). Łatwo poznać wysokoefektywnego pracownika: realizuje zadania w wyznaczonym czasie, zgodnie z założonym poziomem jakości. Co ważne jest to powtarzalny proces a nie tylko chwilowa mobilizacja.

Nieefektywny pracownik ciągnie za sobą koszty w postaci czasu innych ludzi, niskiej jakości produktów, niezadowolenia współpracowników a czasem klientów firmy. Czy warto za to płacić? Oczywiście, że nie. Efektywny pracownik to też zwykle zaangażowany i zmotywowany do działania pracownik. Nie wszyscy w firmie są równie efektywni ale możemy wpłynąć na to aby ilość efektywnych pracowników była jak największa.

Krzywa Gaussa w analizie kompetencji i efektywności pracowników

Analiza rozkładu wyników może wspierać HR. Nie należy zakładać, że kompetencje, sprzedaż i zaangażowanie w każdej firmie mają rozkład normalny. Trzeba sprawdzić dane i przydatność modelu; narzucanie proporcji ocen wynikających z krzywej Gaussa może prowadzić do niesprawiedliwych decyzji. Dane można wykorzystywać m.in. w:

• Rekrutacji i selekcji kandydatów – analiza wyników testów rekrutacyjnych pozwala określić, którzy kandydaci najlepiej pasują do określonego stanowiska.
• Oceny kompetencji – rozkład normalny może pomóc w określeniu poziomu umiejętności pracowników i identyfikacji liderów/talentów.
• Systemach motywacyjnych – ocena wyników sprzedażowych wśród przedstawicieli handlowych pozwala ustalić realne progi premiowe.
• Ocenie zaangażowania — analiza powinna uwzględniać poziom wyników, sposób pomiaru, właściwe normy i warunki pracy. Sam kształt rozkładu, również zbliżony do normalnego, nie świadczy o problemach w firmie ani o określonym odsetku zaangażowanych osób.

Dzięki statystycznej analizie danych można uniknąć błędnych wniosków i podejmować bardziej trafne decyzje dotyczące rozwoju kadr.

Jakie czynniki wpływają na efektywność pracowników?

1. Jasne cele – pracownicy są bardziej efektywni, gdy mają jasno określone, a zarazem osiągalne cele oraz otrzymują regularny feedback na temat swoich postępów. Cele ułatwiają koncentrację na priorytetach.
   Jasne cele wpływają pozytywnie na poziom współpracy w organizacji (patrz Mała książeczka o współpracy)
2. Jasny podział odpowiedzialności, decyzji i zadań – możliwość samodzielnego decydowania o sposobie i kolejności wykonywania zadań w ramach przydzielonej odpowiedzialności, decyzji i zadań, zwiększa zaangażowanie i poczucie własnej skuteczności pracownika.
   W ten sposób zwiększamy poczucie autonomii i wpływu u pracowników.
3. Motywujące zadania – dobór zadań w pracy to jeden z najsilniejszych motywatorów jakimi dysponują menedżerowie. Właściwy dobór zadań zwiększa produktywność, efektywność oraz poziom zaangażowania pracowników.

Jak wykorzystać krzywą Gaussa w podejmowaniu decyzji biznesowych?

Krzywa Gaussa jest modelem statystycznym, a nie samodzielną metodą diagnozowania kompetencji. W modelu normalnym około 68,27% wartości mieści się w przedziale średnia ± jedno odchylenie standardowe. Nie oznacza to, że taki odsetek pracowników jest „przeciętny” lub słabo zaangażowany. Decyzje warto opierać na poziomie wyników, wymaganiach stanowiska i warunkach pracy.

• Wdrażanie strategii – określenie poziomu kompetencji kadry menedżerskiej np. kompetencja menedżerska Zmiany (umiejętność działania w zmianie) pozwoli nam na płynniejsze wdrażanie zmian i bardzie trafne alokowanie zasobów wspierających zmianę
• Ewaluacja zmian organizacyjnych – ocena skutków wprowadzonych zmian strukturalnych w firmie pozwala zrozumieć ich wpływ na wydajność pracowników.
• Planowanie rozwoju – identyfikacja talentów i określenie indywidualnych ścieżek kariery dla pracowników.

Dzięki tym analizom organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami i maksymalizować potencjał zespołu.

Na czym należy się skupić?

Najlepiej na sprawach podstawowych (jasne cele, podział odpowiedzialności, decyzje i motywujące zadania). Dopiero jak mamy pewność, że tutaj mamy jasność, warto zająć się innymi elementami np. rozwój, szkolenie itp. Konsulting biznesowy pozwala szybko odpowiedzieć czym trzeba się zająć w danej firmie, aby zwiększyć efektywność pracowników.

Opracowanie: Instytut Gaussa